Bu yazımda kuruluşların devamı ve yeni kuşaklara aktarılması için çok önemli olan bir konuyu ele almak istiyorum. “Kurumsallaşma.” Bana göre iş hayatının başarı anahtarları arasında yer almakta.

Ölçeği ne olursa olsun tüm şirketler için çok önemli olan bu konu, özellikle aile şirketleri ve KOBİ'ler için daha da önem taşımaktadır. Çünkü Ülkemiz işletmelerinin yüzde 99,77’si KOBİ’ler den oluşmaktadır. Kısacası ekonominin bel kemiği KOBİ’lerdir.

Global Family Business Consultants tarafından yapılan bir araştırmada Aile şirketlerinin % 5 aile içi çatışma, % 14 aileler arası kavga, % 19 miras kavgası, % 19 kardeş yeğen-kuzen çatışması, % 43 kardeşler arası çatışma nedeniyle yok olmaktadır. Birinci Kuşakta son bulan aile şirketi sayısı %80, İkinci Kuşağa ulaşanların oranı%16 Üçüncü Kuşak ve sonrasına devam edenlerin oranı ise %4 dür.

Buna rağmen Türkiye'de ve dünyada aile şirketi olarak kurulan ve uzun yıllar ayakta kalmış güçlü şirketler vardır.

Sabancı Holding, Doğuş Holding,  Eczacıbaşı ,Levi's, Ford, Adidas,Bosch, Puma, Vestel, Yaşar Holding, Fiat, bunların en iyi örnekleridir.

Kurumsallaşma ne demektir?

Kurumsallaşma bir işletmenin; hedefleri doğrultusunda çalışmalarını, faaliyetlerini, kişilere bağımlı olmadan sürdürebilmesini, geliştirebilmesini sağlayan bir yapının kurulması ve kurulan yapının yıllarca devam etmesidir. Kısacası "Kendi kendini yöneten işletmelerin var olmasıdır."

Kurumsallaşmak için basit adımlar nelerdir?

Kurumsallaşmayı önce istemek ve bu hususta kararlı olmak ilk önemli noktadır. Öncelikle Sistem Kurmak ve standartlaşmak için gerekli süreci başlatmak gerekmektedir. Kuruluşlar önce kendine şunu sormalıdır:

Ben kimim?

Ne istiyorum?

Hedeflerim neler?

Bu sorular ışığında adımlar atılmaya başlanmalıdır.

Kurumsallaşma sürecine firmanın ihtiyaçları, vizyonu misyonu ve hedefleri doğrultusunda şirket yapısı belirlenerek stratejik birimler oluşturulmalıdır. Şirket yapısı oluşturulurken; işletmelerin büyüklüğüne, çalışma dalına, gelişme planlarına, dağıtım kanallarına v.b. özelliklerine göre farklılık gösterebilir. Dikkat edeceğimiz husus Kurumsallaşmak için mutlaka İnsan Kaynakları Biriminin kurulması gerekliliğidir. Çünkü "Verimin kaynağı insandır". İnsan Kaynakları Birimi işyerinin verimliliğini ve karlılığını arttırmada en önemli birimdir. İnsan Kaynakları Birimi olmadan Kurumsallaşmanın olmayacağını altını çizerek belirtmek isterim.

Stratejik Planlamalar yapılmalı, bu planların objektif, ölçülebilir olmasına dikkat edilmelidir.

Her çalışanın mutlaka görev tanımları ve yaptığı işin tanımları olmalıdır. Yetki ve sorumluklar net olarak belirlenmelidir.

İşin Sırrı: Firmanıza özel  prosedürler, genelgeler , yönetmelikler oluşturmak:

Kişilere bağımlı olmadan işlerin aksamadan yürümesi için yazılı kurallar ve yazılı prosedürler belirlenmelidir. Örneğin bir personeliniz, istifa etse, izinli raporlu , seyahatte olsa vb. durumlarda işler tıkır tıkır dönmelidir.  Bunun için Yönetmeliği,SatınalmaYönetmeliği,PrimYönetmeliği,DisiplinYönetmeliği,Ödül Yönetmeliği, Harcırah Yönetmeliği, Kalite Sistemleri Yönetmeliği, Eğitim Yönetmeliği, Bütçe Yönetmeliği vb. oluşturulmalıdır.

Burada çok önemli iki şey vurgulamak istiyorum. “Personelinizi işin içine dahil ediniz”. Bir kural, bir tamim, bir yönetmelik,bir rehber hazırlamadan önce mutlaka tüm personelden görüş alınmalıdır. Üst yönetim kural koyar ancak çalışanlar kurallara uymaz ise sistem kurmak hiçbir işe yaramaz. Çünkü sistemi devam ettirecek olan çalışanlardır.

Firmanızın hedefi ne nasıl ulaşmanız konusunda personelinizden görüş almak, onlara fikir sormak, çalışanları sisteme dahil etmek işverene her zaman avantaj getirir. Çalışan kendi dahil olduğu sistemde  kurallara çabuk adapte olur, uygular, olumsuzluklar karşısında mazeret bulmaz, işini sahiplenir, kendini firmanın parçası olarak görür işyerine bağlılığı artar, motivasyonu ve başarısı  artar.

Yazılı kuralları personele tebliğ etmek:

Personelin görüşünü alarak prosedürler oluştursanız dahi mutlaka yazılı kuralları personele tebliğ ediniz ve tebellüğ edilen evrakları İnsan Kaynakları Biriminde özlük dosyasında muhafaza ediniz. Personele tebliğ edilmeyen hiçbir konunun hukuki değeri yoktur.

Denetim kontrol  ve raporlama sistemi kurmak:

İş hayatında kontrol&denetim; yapmanın ve rapor istemenin her zaman avantajı vardır. "Sistem kurduysam ne gerek var?" diye düşünebilirsiniz. Ancak denetim psikolojisi insanların çalışmasına dinamiklik katar, sorumluluk duygusunu geliştirir ve eksiksiz iş yapma bilinci aşılar. Ayrıca bir  çalışanda yaptığı işte belge sunma bilinci oluşturulduğunda ve  de yaptığı işin altına imza attığında emin olun hata olasılığı çok düşer.

Kayıt altına almak:

İş hukuku ve kalite Yönetim sistemi çalışmalarımızı kayıt altına almamız gerektiğini vurgular. Tabi burada her şeyi kayıt altına alıp, evrak yığını altında kaybolup işleri yavaşlatmaktan asla bahsetmiyorum. Belge  niteliği taşıyan, kayıt altına alınmadığında aksaklık ve risk oluşturacak her türlü işleri kayıt altına almalısınız. Örneğin personele eğitim verdiğinizde eğitim katılım formları ve eğitim değerlendirme formlarını kayıt altına almanız veya bir toplantı yaptığınızda toplantı kararlarını gösteren "toplantı tutanağı, toplantı karar formu vb" evrakları kayıt altına alıp katılımcılara imzalatmanız  gibi. Bu küçük gibi görünen önemli  konuları asla es geçmeyin. Söz uçar yazı kalır demiş atalarımız.

En büyük püf nokta "İşin yönergelerini hazırlamak:

Yapılan işin en ince noktasına kadar nasıl yapılacağını yazılı hale getirilmesidir. Ben bunu bir nevi kullanma klavuzuna benzetiyorum. İşin bir kere yazılı hale getirilip, gerekli durumlarda revize ettiğiniz takdirde iş süreçlerinizde asla sıkıntı yaşamazsınız. Örneğin bordro yapan personeliniz hastalandı ve yerine bakan kimse yok. Kimse maaş alamayacak mı? Eğer siz bordro nasıl yapılır? diye bir yönerge hazırlarsanız acil durumlarda işlerinizin aksamasını engellemiş olursunuz.

Profesyonel Yönetici çalıştırmak ve etkili liderlik:

Bu faaliyetlerin etkin bir şekilde yapılabilmesi için işinde uzman, konusuna hakim, çalışanlara yön verecek, yol gösterecek, çalışana önderlik edecek profesyonel yöneticilere ihtiyaç vardır. Bu liderler çalışanın hedefine giden yolda önündeki engelleri kaldıran, çalışana koçluk yapan ve çalışan ile arasında saygı ve güvene dayalı bir bağ kurmayı başaran liderler olmalıdır.

Çalışana değer vermek:

Araştırmalar ve tecrübeler gösteriyor ki dünyada marka olmuş ve büyük şirketlerin başarı sırrı "çalışanına verdiği değer de saklıdır". Çalışanın performansının artması adına ona imkan sunan, onu mutlu etmek ve motivasyonun artması için çaba gösteren işverenler mutlu personel yarattığı için büyük başarılara imza atmışlar ve büyük hedeflerine her zaman kavuşmuşlardır.

Çalışanlara düşen görev:

Şüphesiz her patron büyümek, kar yapmak ister. Bu noktada en büyük görev çalışanlara düşmektedir. Çünkü işverenin hedeflerini başarması ve hayallerine kavuşması tamamiyle çalışanların elindedir. İşveren ve vekilleri sistemi kuran, sistemin uygulayıcıları ve devam ettirecek olanları " çalışanlardır". Ayrıca kurumsal şirketlerde iş garantisi, yüksek maaş, kariyer imkanı vardır.

Kurumsallaşmayı abartmayın gözünüzde büyütmeyin:

Kurumsallaşma sayesinde keyfe keder uygulamaların, ruh haline göre alınan kararların önüne geçerek şirketlerin yok olması önlenmektedir. Bunun içinde İşletmelerin amaçları  doğrultusunda işlerin aksamadan devam etmesi, büyümesi, profesyonel bir yönetim anlayışı ile sürdürülebilir başarının sağlanması, kar yapan  şirketlerin çoğalması için kurumsallaşma şarttır. Böyle güçlü şirketler olduğu sürece hem işverenler hem de çalışanlar daima kazanacaktır.

Ayrıca Kurumsallaşmak toplumsal bir sorumluluktur. Çünkü bir şirket ne kadar büyürse ülkemiz için o kadar ekonomik kalkınma sağlayacaktır. İstihdamın artması, refah seviyesinin artması, toplumu işsizlik ve parasızlık stresinden kurtulmasından ötürü sağlıklı toplumun oluşması kısacası her anlamda ülkemizin gelişmesine ve ilerlemesine katkı sağlamaktadır. Bu nedenle kurumsal şirketler yaratmak amacıyla hepimizin canla başla çalışmak vatanımız ve milletimiz için hepimizin görevidir.
 

Başarı dolu yıllar dileğiyle,

 

Saygılarımla

Gonca Elibol

 

gonca elibol/facebook

seninkariyerin /twitter

seninkariyerin/instagram

sosyal medya hesaplarımdan beni takip ediniz:)

 

İşDünyasındaBaşarıiçinASTLARınveÜSTLERinRolü